Aquistinrete - 4 maggio 2009

Un'esperienza di razionalizzazione e ottimizzazione dei processi di spesa: l'Università degli Studi di Napoli Federico II

Il Centro di Ateneo per i Servizi Informativi dell'Università degli Studi di Napoli Federico II eroga servizi e fornisce le infrastrutture informatiche e telematiche a supporto delle attività amministrative, didattiche e di ricerca dell'Ateneo; garantisce la gestione delle tecnologie informatiche e telematiche dell'Ateneo, come punto di raccordo, trasversale alla pluralità di strutture e servizi dell'Ateneo.
La continua ricerca dell'efficienza e della razionalità nell'impiego delle risorse obbliga le Pubbliche Amministrazioni a ripensare la funzione acquisti per sfruttare i vantaggi connessi allo sviluppo dell'e-Procurement e implementare così la diffusione e l'utilizzo di soluzioni operative web-based esterne (le Convenzioni e il Mercato Elettronico della P.A. sviluppati da Consip per conto del Ministero dell'Economia e delle Finanze) e interne (Centrali di acquisto), per conseguire obiettivi prefissati in relazione al costo, alla qualità e agli aspetti logistici dell'intero processo d'acquisto.
In attuazione della specifica previsione normativa ex art. 2 comma 594, lettera a) Legge 24 Dicembre 2007 n. 244 (Finanziaria 2008), il Centro ha avviato un piano per la razionalizzazione della spesa per gli acquisti di beni e servizi ICT, seguendo due linee di azioni:

• Strategica - attraverso il ricorso a modelli innovativi di acquisti esterni alla P.A. (Convenzioni e Mercato Elettronico) e l'ottimizzazione dei modelli organizzativi interni alla P.A. (Processi vs Procedimenti);
• Operativa - istituendo una centrale d'acquisto interna (e-shop).

Razionalizzare non significa necessariamente spendere meno ma spendere meglio, con l'obiettivo di assicurare un ottimale rapporto tra risorse da impiegare e risultati da perseguire (efficienza), e soprattutto tra risorse impiegate e risultati raggiunti (efficacia).
Le interdipendenze delle singole funzioni connesse agli acquisti, sono state rielaborate, focalizzando l'interesse sulle fasi interrelate del processo: programmazione, gestione, controllo, monitoraggio.
L'approccio interfunzionale avviato ha innovato l'iter procedurale per l'acquisizione di beni e servizi del Centro (certificato UNI EN ISO 9001), con l'obiettivo di gestire "economicamente la qualità" adeguandosi al mercato e usando approcci, metodologie e strumenti a disposizione delle Amministrazioni per:

• gestire, controllare e ridurre il costo totale (TCO) dei beni e dei servizi acquistati;
• gestire, valutare e incrementare il livello di qualità dei beni e dei servizi acquistati.

L'approccio ha privilegiato il ricorso alle soluzioni operative web-based del sistema delle Convenzioni e del MePA - in relazione all'efficienza operativa e alle maggiori garanzie in rapporto ai tempi di esecuzione, ai costi e all'affidabilità di tali soluzioni operative d'acquisto - e si propone di:

• diffondere la mentalità dell'innovazione organizzativa e tecnologica nel campo della gestione della spesa;
• migliorare l'efficienza nelle attività di programmazione e controllo degli acquisti;
• ridurre i costi sostenuti per l'acquisizione dei beni;
• semplificare e snellire le procedure di acquisto;
• ottimizzare il rapporto costi/benefici dei beni acquisiti;
• promuovere all'interno dell'Ateneo l'utilizzo degli strumenti di e-Procurement.

L'innovazione quindi non ha riguardato le sole fasi della gestione e del controllo del processo acquisti, in considerazione del fatto che non è possibile procedere ad una vera e propria razionalizzazione della spesa, e accentrarne le procedure, senza predisporre la ricognizione delle esigenze e il monitoraggio delle azioni, riuscendo così a fare scelte mirate nell'utilizzo delle risorse già in fase di programmazione, rilevandone anche le possibili criticità di processo.
L'attivazione della Centrale di acquisto interna (e-shop Unina.it) - per i beni ICT nasce dunque al fine di:

• evitare l'eccessiva atomizzazione delle procedure di acquisto, eliminando le ridondanze di processi e risorse per la loro gestione;
• ottenere risparmi attraverso richieste di lotti significativi di acquisto, sia in termini di costi sia in termini di servizio;
• avviare iniziative che, aggregando la domanda interna, utilizzino efficacemente i processi di acquisizione di beni e servizi ICT attraverso il sistema delle Convenzioni;
• elevare il livello qualitativo dei beni acquisiti sia attraverso un incremento dell'interesse del produttore/fornitore a soddisfare il cliente per i volumi in gioco, sia attraverso un attento e qualificato monitoraggio interno dei beni acquisiti;
• offrire strumenti di supporto e modelli di comportamento utili per il miglioramento dell'efficienza nell'attività di programmazione e controllo degli acquisti di beni e servizi ICT.

Fin dalla sua attivazione nel maggio 2008, la Centrale ha riscontrato un soddisfacente successo. Si riporta, di seguito, la tabella degli indicatori di spesa rilevati presso le Strutture dell'Ateneo e riferiti alle dotazioni strumentali più diffuse - Personal computer, Monitor Lcd 17' e Stampanti laser b/n - acquistate secondo le procedure tradizionali e confrontate con i prezzi dell'e-shop derivanti dall'utilizzo di Convenzioni e Mercato Elettronico.

L'Università di Napoli Federico II comprende più di 100 Strutture dotate di autonomia di spesa o di gestione, delle quali, alla fine del 2008, 46 si sono registrate al servizio, contabilizzando 51 buoni d'acquisto per un transato complessivo di €. 38.210,00, distinto come segue:

Si può quindi riscontrare un risparmio del 35,17% sul costo medio d'acquisto, corrispondente ad un risparmio di spesa di €. 20.730,18. Sono numeri che, anche se riferiti ad un campione non certamente statistico, sono confortanti in relazione all'universo complessivo della P.A..

Una recente indagine conoscitiva del Dott. Stefano Luigi Torda, capo del Dipartimento per l'innovazione e le tecnologie della Presidenza del Consiglio dei Ministri, rileva che solo il 32% della spesa per l'acquisto di beni e servizi ICT - stimata in circa 3 miliardi di euro l'anno - avviene attraverso l'espletamento di gare ad evidenza pubblica, e solo il 7% attraverso gli strumenti predisposti da Consip per conto del Ministero dell'Economia e delle Finanze. La strada da fare è quindi ancora lunga.

Dott. Costanzo Durante
Centro di Ateneo per i servizi informativi
Università di Napoli Federico II
 

Articolo pubblicato sul sito Aquistinrete