I processi partecipativi sono il frutto di una iniziativa, o quanto meno di una decisione delle istituzioni; mentre la valutazione civica è promossa dai cittadini, in partnership con le amministrazioni, su policy o servizi connessi all’interesse generale. Quindi nei processi partecipativi sono le istituzioni che includono i cittadini nel percorso, nella valutazione civica, come nelle altre forme di cittadinanza attiva, possiamo anche assistere  a  casi di auto-organizzazione che coinvolgono chiaramente anche le istituzioni, ma che non necessariamente nascono da una loro iniziativa.

Che i processi partecipativi siano scelti di propria iniziativa dagli amministratori o siano imposti (o incoraggiati) da leggi nazionali e europee, il problema è quello di farli funzionare riuscendo ad integrare insieme punti di vista differenti, a valorizzare le diverse posizioni, coinvolgendo attori che molto difficilmente si sarebbero trovati a discutere insieme.
Sono state progettate e sperimentate varie famiglie di tecniche e di strumenti per affrontare e gestire questi processi: per scegliere i partecipanti, per indurli a ascoltarsi reciprocamente, per mettere i profani in condizione di interloquire con gli specialisti, per risolvere i conflitti, per predisporre accordi in grado di reggere nel futuro.
In generale, in ogni processo partecipativo sono riconoscibili alcuni ruoli fondamentali e vengono raggiunte due tipologie di risultati: risultati di prodotto, veri e propri output dell’attività e risultati di processo, legati all’interazione che si è generata fra i soggetti coinvolti nel processo.

La decisione di realizzare un processo di valutazione civica può essere presa da un’associazione civica (di consumatori, di cittadini attivi, ecc.) oppure direttamente dall’amministrazione che intende avviare il miglioramento della qualità dei propri servizi. Una condizione essenziale per poter realizzare un’azione di valutazione civica è comunque sempre il coinvolgimento dell’amministrazione. Non si può realizzare nessun tipo di valutazione civica senza l’esplicitazione della volontà e la fattiva collaborazione dell’amministrazione che sarà oggetto della valutazione civica.
Il percorso di valutazione comporta la definizione e la realizzazione di diverse fasi della ricerca (scelta del servizio/i da valutare, progettazione operativa, formazione dei cittadini coinvolti nella valutazione, raccolta dei dati e delle informazioni, elaborazione delle informazioni, redazione di un rapporto che presenti i risultati della ricerca) in modo che i risultati del processo siano utili sia per migliorare il servizio dal punto di vista della capacità di risposta dell’ente, sia per promuovere azioni di tutela dei cittadini.