La valutazione esterna dei risultati dell'autovalutazione

Non esiste un processo universale di valutazione esterna dei risultati dell’autovalutazione.
L’esperienza ci consente però di segnalare alcune fasi comuni a quest’attività che viene in ogni caso condotta da valutatori esterni all’amministrazione con conoscenze approfondite del modello di riferimento.

• La costituzione del team di valutazione
  Il team di valutazione a cui viene assegnata l’amministrazione da valutare è in genere costituito da tre valutatori: un team leader e due valutatori senior ma il numero può variare a seconda delle dimensioni dell’organizzazione da valutare.

• La valutazione individuale del documento di autovalutazione
  Il processo di valutazione esterna inizia con la valutazione individuale del documento di autovalutazione presentato dall’amministrazione e riguarda: l’individuazione e la descrizione dei punti di forza e delle aree da migliorare per ognuno dei sottocriteri, il  punteggio di ogni sottocriterio , l’indicazione degli elementi da approfondire nella “site visit”. La valutazione individuale richiede ad un valutatore esperto dai 4 ai 6 giorni di lavoro in genere spalmati nell’arco di un mese.
  I valutatori inviano (generalmente via e-mail) la loro valutazione al team leader che coordina la fase di raggruppamento e di sintesi delle valutazioni, secondo metodologie che ogni team leader ha stabilito sulla base della  propria esperienza.

• La riunione di consenso
  Alla fine della valutazione individuale, il Team Leader convoca la riunione di “Primo Consenso”. La riunione, che normalmente è della durata di un giorno, ha lo scopo di concordare tra i membri del team per ogni sottocriterio:i punti di forza e le aree da migliorare,  i punteggi, le aree da, eventualmente, esplorare direttamente, la preparazione della visita sul posto (site visit).

• La visita sul posto
  All’attività di “primo consenso” segue la visita sul posto presso l’amministrazione, che ha lo scopo di approfondire gli elementi sono risultati poco chiari dall’analisi/valutazione da parte del team del documento di autovalutazione.
  Cosa è e cosa non è la visita sul posto
  La visita sul posto non deve essere concepita come un audit o una verifica ispettiva, nè come un elenco di non conformità ma come una valutazione relativa al modello di gestione della organizzazione, orientato all’eccellenza. La visita è finalizzata soprattutto a verificare che:  
  • I principi fondamentali della gestione totale della qualità (eccellenza) siano parte integrante delle cultura dell’Organizzazione e tradotti in approcci sistematici, migliorati continuamente.
  • I processi chiave siano ben sviluppati, eseguiti, riesaminati periodicamente e migliorati e/o innovati (non è sufficiente che siano ben documentati)
  • I risultati ottenuti riflettano le varie viste delle parti interessate; abbiano andamenti positivi nel tempo e siano rilevanti.

• La riunione finale e il report
  Immediatamente dopo la visita è prevista la riunione di “ secondo consenso o finale” dei valutatori, in genere della durata di mezza giornata. Questa riunione ha lo scopo di concordare il punteggio finale e le aree di forza e da migliorare che si ritengono più significative da descrivere nel rapporto di valutazione.
  Dopo il secondo consenso, il team leader, con la collaborazione degli altri valutatori, prepara la relazione finale per la presentazione alla Direzione dell’organizzazione valutata.
  Il rapporto di valutazione deve essere oggettivamente coerente con la realtà dell’organizzazione in esame, in grado di fornire utili e competenti commenti sugli approcci e sui risultati riportati nel documento presentato, integrati con le  informazioni ottenute durante la visita sul posto.

La valutazione esterna del processo di autovalutazione

La procedura di validazione del processo di autovalutazione è attualmente in via di definizione.