Sintesi del Piano



Titolo Digitalizzazione del processo del "ciclo passivo" adottando soluzioni organizzative e tecnologiche volte alla semplificazione ed alla promozione del documento informatico nel processo.
Amministrazione Comune di Pergine Valsugana
Tipologia Amministrazione Comune
Regione Trentino Alto Adige
Ambito di Intervento Modifica dei processi organizzativi per migliorare la gestione
Motivo dell'Intervento esigenza di ridurre i costi
Descrizione Il progetto di digitalizzazione del "ciclo passivo" nasce in seguito all'analisi svolta dal gruppo di lavoro interdisciplinare che ha elaborato un documento che descrive i processi così come sono realizzati oggi (modello AS IS). Da tale analisi è emerso che la gestione degli acquisti-pagamenti (ciclo passivo) del Comune vede una notevole produzione e circolazione di documenti cartacei, parcellizzazione degli acquisti e consultazione manuale della documentazione. I documenti cartacei interessati riguardano le richieste di offerte, le offerte, gli ordini di acquisto, le fatture con loro DURC, i mandati di pagamento (sono circa 10.000 documenti in un anno pari al 25% dei documenti totali del Comune). L'unico documento dematerializzato è il mandato informatico (di cui comunque l'ufficio mantiene la minuta cartacea).
Sulla base di questa analisi iniziale il gruppo di lavoro ha definito un modello a tendere del processo (modello TO BE) dove sono stati individuati i miglioramenti organizzativi e tecnologici necessari ad implementare e rendere operativo il nuovo modello al fine di rendere il processo del "ciclo passivo" il più efficiente ed efficace possibile.
Schematicamente i principali obiettivi del progetto riguardano:
1) standardizzazione degli eventi e delle azioni del processo, rappresentazione con diagrammi di flusso e loro implementazione nell'applicativo "Gestore pratiche";
2) standardizzazione dei documenti del processo, rappresentazione degli esiti con diagrammi di stato e loro gestione nell'applicativo "Protocollo";
3) sostituzione dei timbri e firme autografe con un'evidenza informatica (creazione di un record nel data base "liquidazioni") mediante l'applicativo "Gestione fatture" con attivazione sistema di audit e calcolo impronta;
4) progressiva sostituzione del documento cartaceo con il documento informatico firmato digitalmente (ordine informatico, fatture elettronica, mandato informatico) mediante l'applicativo "DikePro";
5) attivazione del fascicolo elettronico della fornitura sia per i documenti cartacei scansionati che per i documenti informatici mediante l'applicativo "Gestione fatture";
6) attivazione di un sistema di notifica automatico degli esiti documentali e dello stato di avanzamento della pratica di fornitura sia ai dipendenti interni che per i fornitori (se registrati nel portale comunale, sezione Sportello web);
7) acquisizione massiva delle fatture (quelle riguardanti forniture di energia) sia nel sistema di protocollo che in quello della contabilità, mediante adozione di standard di comunicazione (EDI) tra Comune e fornitore.
I risultati attesi dal piano di miglioramento sono:
1) riduzione dei tempi di lavorazione nelle diverse fasi del ciclo passivo;
2) riduzione del numero delle fatture passive e dei fornitori;
3) integrazione tra processi amministrativi (protocollo, determine, contabilità);
4) facilitazione nell'accesso alle informazioni attraverso il fascicolo elettronico della pratica di fornitura sia da parte del personale interno (INTRANET) che dei fornitori (INTERNET);
5) monitoraggio degli indicatori del processo al fine di valutare i benefici e le criticità del cambiamento.
I prodotti/interventi necessari saranno attivati in modalità "snowball" e riguarderanno:
1) la riallocazione delle risorse umane, la riallocazione delle attività, l'attivazione del fondo cassa, la modifica dei regolamento contabile e l'aggiornamento del manuale flussi documentali;
2) utilizzo del Gestore pratiche e relativo workflow, Gestore documentale, gestore fatture, business analysis, firma digitale, scansionatura, fax to e-mail, e-procurement (sistema delle convenzioni e mercato elettronico);
3) una intensa attività di formazione e supporto sia di tipo tecnico che organizzativo per garantire la massima partecipazione e condivisione del progetto con raccolta del feedback per ricalibrare la soluzione.
Dirigenti 5
Non Dirigenti 32
Referente ROBERTO FERRARI
Telefono 3204373390
email roberto.ferrari@comune.pergine.tn.it

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