Attraverso le attività di benchmarking si possono utilmente individuare standard di performance di riferimento per impostare azioni di miglioramento organizzativo. Per impostare una efficace attività di benchmarking è opportuno (si veda per un maggior dettaglio, “Misurare per decidere - La misurazione delle performance per migliorare le politiche pubbliche e i servizi (2007)”):

• Impostare un processo di confronto sistematico strutturato, formale, analitico e organizzato, dove sia chiaro e ben definito il metodo, la procedura da seguire e le azioni da intraprendere all’interno della amministrazione di riferimento.

• Accompagnare la raccolta dei dati da un’analisi approfondita delle cause che producono le performance misurate (internamente ed esternamente).

• Scegliere un’ottica di intervento né eccessivamente limitata né esageratamente vasta: un’area molto limitata rischierebbe di non considerare le interrelazioni con altre aree e non si otterrebbero miglioramenti considerevoli; d’altra parte l’intervento sull’intera organizzazione, soprattutto nelle grandi amministrazioni, rischia di essere dispersivo e molto costoso.

• Allocare sufficienti risorse (denaro e tempo). Il processo di benchmarking necessita di molte energie per essere portato a termine con successo: un eventuale razionamento delle risorse potrebbe, quindi, compromettere l’intero progetto;

• Non avere troppa fretta nel terminare lo studio. Mentre il management spesso ricerca risultati immediati a fronte di situazioni contingenti, il benchmarking necessita di tempo (mediamente i più importanti studiosi del settore considerano un periodo di 6-12 mesi, anche se il tempo è in relazione alla particolare tipologia nonché all’ampiezza dello studio), soprattutto nella fase di progettazione, e la produzione dei primi risultati può essere piuttosto distante nel tempo rispetto al momento in cui lo studio ha inizio.

• Applicare alla propria organizzazione le lezioni imparate. Se manca la fase di implementazione, in cui vengono realizzati i cambiamenti delle prassi, allora l’azienda riconosce solamente l’eventuale gap di prestazione e non si adopera per rimuoverlo, riducendo lo studio di benchmarking a una semplice comparazione fine a se stessa.

• Progettare un idoneo sistema di comunicazione interna. Il sistema delle comunicazioni deve essere tale da diffondere le informazioni scaturite dal progetto di benchmarking sia ai vertici organizzativi, sia al management (tramite un adeguato sistema di reporting interno) e, non per ultimo, all’intera organizzazione (per esempio tramite pubblicazioni interne).